Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)
Cuando trabajadores de diferentes empresas desarrollan actividades en un mismo centro de trabajo, es necesario establecer una coordinación adecuada para gestionar los riesgos derivados de la concurrencia de actividades. En Heskouri Laboral ofrecemos apoyo a empresas en la organización, gestión y seguimiento de la Coordinación de Actividades Empresariales, adaptando el proceso a las características de la organización y a cada situación de concurrencia.
La CAE es más que un intercambio de documentos
La Coordinación de Actividades Empresariales no consiste únicamente en solicitar, enviar y archivar documentación entre empresas. Una coordinación adecuada requiere analizar la situación de concurrencia, identificar el papel de cada organización, determinar la información que debe intercambiarse y establecer los medios de coordinación apropiados para las actividades desarrolladas. El proceso debe adaptarse a las características del centro de trabajo, las actividades realizadas, los riesgos que puedan afectar a otras empresas y las relaciones existentes entre las organizaciones participantes. Por ello, una gestión eficaz de la CAE requiere establecer una sistemática clara que permita organizar el intercambio de información, las instrucciones, los medios de coordinación y el seguimiento de las actividades desarrolladas.
¿Cuándo es necesaria la Coordinación de Actividades Empresariales?
La necesidad de coordinación puede surgir cuando coinciden trabajadores de distintas empresas o trabajadores autónomos en un mismo centro de trabajo, así como en otras situaciones en las que una empresa desarrolla su actividad en un centro cuya titularidad corresponde a otra organización. Entre las situaciones habituales se encuentran:
- Contratación de empresas externas para realizar trabajos o prestar servicios en un centro de trabajo.
- Coincidencia de trabajadores de diferentes empresas en un mismo centro.
- Acceso de trabajadores autónomos para desarrollar actividades profesionales.
- Contratación y subcontratación de determinadas actividades o servicios.
- Realización de trabajos de mantenimiento, reparación, limpieza, instalaciones u otras actividades auxiliares.
- Desarrollo de actividades que pueden generar riesgos para trabajadores de otras empresas concurrentes.
- Necesidad de organizar el intercambio de información preventiva entre diferentes organizaciones.
- Necesidad de establecer y realizar el seguimiento de medios de coordinación adecuados a la situación existente.
Cada escenario de concurrencia debe analizarse de acuerdo con sus características concretas.
¿Qué papel tiene tu empresa en la coordinación?
Las actuaciones necesarias dependen de las características de la concurrencia y del papel que ocupa cada organización en el escenario concreto.
Cuando trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro de trabajo, las empresas deben cooperar en la aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales y coordinar las actuaciones necesarias ante los riesgos derivados de la concurrencia.
La organización que tiene capacidad para poner a disposición y gestionar el centro de trabajo puede asumir obligaciones adicionales relacionadas con la información y, cuando corresponda, las instrucciones necesarias para las empresas que desarrollan actividades en el centro.
Cuando una empresa contrata o subcontrata con otras empresas la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y desarrollados en su propio centro de trabajo, pueden resultar aplicables deberes específicos de vigilancia.
Identificar correctamente la situación existente es uno de los primeros pasos para organizar adecuadamente la coordinación.
¿Qué incluye el servicio de CAE?
El alcance del servicio se adapta a las características de la empresa, al escenario de concurrencia y a las necesidades identificadas.
Estudio inicial de las actividades desarrolladas, las empresas participantes, las relaciones existentes entre ellas y las características del centro de trabajo.
Análisis del papel de la organización en cada escenario y de las actuaciones de coordinación que deben organizarse.
Elaboración o revisión de una sistemática para gestionar la coordinación, definiendo responsabilidades, actuaciones, comunicaciones y criterios de seguimiento.
Apoyo en la definición de la información necesaria para la coordinación entre las empresas participantes, atendiendo a las características de las actividades y del escenario existente.
Organización y revisión de la documentación asociada al proceso de coordinación, de acuerdo con el alcance establecido para el servicio.
Apoyo en el análisis y establecimiento de los medios de coordinación adecuados a las características de las actividades desarrolladas y de los riesgos derivados de la concurrencia.
Apoyo en la revisión periódica del funcionamiento de la sistemática establecida y en la actualización de las actuaciones cuando cambien las actividades, las empresas participantes o las condiciones de trabajo.
¿Cómo se desarrolla el servicio?
La Coordinación de Actividades Empresariales debe adaptarse a la situación real de cada organización. Por ello, el servicio comienza analizando el escenario existente antes de definir las actuaciones necesarias.
Preguntas frecuentes sobre CAE
El servicio puede adaptarse a empresas de diferentes tamaños que necesiten apoyo para cubrir una posición concreta o desarrollar un proceso de selección. Antes de iniciar el trabajo se analizan las características del puesto y las necesidades de la empresa para definir el alcance del proceso.
No. El intercambio de información y documentación puede formar parte del proceso, pero la coordinación requiere analizar los riesgos derivados de la concurrencia y establecer actuaciones y medios adecuados a la situación existente.
La información y documentación necesaria depende de las características de las actividades, los riesgos que puedan afectar a otras empresas y el papel de cada organización. Una gestión eficaz de la coordinación requiere definir qué información es relevante para cada escenario, evitando convertir el proceso en una acumulación indiscriminada de documentos.
La coordinación resulta aplicable cuando se producen determinados escenarios de concurrencia empresarial, entre ellos la coincidencia de trabajadores de dos o más empresas en un mismo centro de trabajo.
Las actuaciones y deberes aplicables dependen del escenario concreto y del papel de las organizaciones participantes. Por ello, es necesario analizar cada situación antes de definir la sistemática de coordinación.
Las plataformas pueden facilitar determinados intercambios y el control documental, pero su utilización no sustituye por sí sola el análisis de los riesgos derivados de la concurrencia ni la definición de las actuaciones y medios de coordinación necesarios.
Información y recursos sobre CAE
Comprender los diferentes escenarios de concurrencia, las funciones de las empresas participantes y los medios disponibles facilita una gestión más eficaz de la Coordinación de Actividades Empresariales.
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